Любой бухгалтер подтвердит: самая утомительная часть документооборота — работа с «первичкой». Счета, акты, УПД, накладные поступают отовсюду: по электронной почте, из ЭДО, в виде сканов и даже фотографий. Все это нужно аккуратно занести в 1С, проверить суммы и НДС, ничего не потерять в общем потоке. В отчетные периоды рутина превращается в переработки: ручной ввод данных ведет к ошибкам, риску срыва сроков сдачи отчетности и штрафам.
IDP: из «бумажного хаоса» — в управляемый поток
С этой задачей справляется IDP — сервис интеллектуальной обработки документов. Он превращает хаотический поток первички в управляемый процесс. Такие решения позволяют автоматически работать практически с любыми видами документов: помимо бухгалтерской первички можно обрабатывать чеки, авансовые отчеты, акты на списание материалов, иностранные инвойсы, паспорта и другие документы.
Алексей Столбунов, директор по развитию IDP-сервиса компании SL Soft, рассказывает, как это выглядит на практике.
Как это работает
-
Документы (сканы, PDF, файлы из ЭДО) загружаются в 1С через специальный коннектор.
-
Сервис распознает текст на изображении, определяет тип документа и извлекает ключевые реквизиты: номер и дату, сумму с НДС, ставки НДС и другие параметры.
-
Проводится междокументная проверка: сверяются суммы, даты, ИНН и другие важные поля.
-
Распознанные данные автоматически подставляются в соответствующие карточки 1С.
-
Бухгалтер проверяет результат прямо в системе.
-
После верификации документы сохраняются в учетной базе.
Функции, которые дополнительно экономят время
-
Сопоставление номенклатуры. Система сама пытается связать позиции из документа с элементами справочника 1С. Если нужной позиции нет, бухгалтер может выбрать один из предложенных вариантов или добавить новую.
-
Распознавание контрагентов. Данные по ИНН и КПП сверяются со справочником 1С, и система сигнализирует, если контрагент еще не заведён.
-
Междокументные сверки и контроль комплектности. Автоматически проверяется согласованность сумм и реквизитов между счетами, накладными и УПД, а также наличие всех необходимых документов в комплекте.
Производительность
В качестве ориентира: одна страница документа обрабатывается примерно за 15 секунд при использовании одного ядра процессора. Архитектура решения позволяет масштабировать мощности, поэтому возможно обрабатывать десятки тысяч документов в месяц. Для компаний это выливается в сокращение времени на ввод первичных данных в 3–5 раз.
Варианты развертывания
Сервис можно установить в инфраструктуре заказчика (on-premise) либо использовать в виде облачного решения на серверах, например, Яндекса, сертифицированных по III уровню защиты персональных данных.
Ограничения
Модуль распознавания рукописного текста хорошо справляется с цифрами и датами, однако при полностью рукописных документах возможны ошибки, и тогда требуется участие сотрудника. Для стабильного качества распознавания рекомендуется использовать документы с разрешением не ниже 300 DPI, иначе возрастает риск некорректного распознавания символов.
С чего начать
Чаще всего компании стартуют с пилотного проекта: загружают типовой набор первичных документов и подключают IDP к своей конфигурации 1С. Коннектор устанавливается за несколько минут, для нестандартных конфигураций предусмотрен API. При этом проверка и проведение документов остаются за бухгалтером, что позволяет сохранить полный контроль над процессом.
Результат
IDP-сервис превращает хаос первичных документов в управляемый, прозрачный поток. Специалисты тратят значительно меньше времени на ручной ввод, а обработка документов становится быстрее и точнее, с минимальным риском ошибок.
Нет комментариев